Migrando de un sistema a otro

Como cambio de mi sistema actual al nuevo programa?

Implementar un sistema no es tarea facil, como siempre digo utilizar nuestros sistemas es fácil,  lo difícil es manejar una empresa!

Digamos que al buscar un sistema, necesitamos encontrar una solución que se cubra en más de un 80% mi necesidad y nosotros adaptarnos el 20% restante, ya que nunca encontraremos un sistema que se adapte como un traje totalmente a nuestra medida

Los sistemas estándares por lo general poseen circuitos utilizados por cientos de empresas y realmente nos ayudan a organizarnos, es importante tratar de aprovechar esa experiencia.

Cuando trabajaba en un banco, veía que se hacían muchos papeleos que para mi eran innecesarios, cuando nuestro negocio fue creciendo vi que trabajábamos en muchas oportunidades de forma desprolija, esto lo hemos solucionado con circuitos administrativos y de mejora continua. No hay que hacer una burocracia de todo, pero las reuniones, los circuitos, los mails y la comunicación en una empresa (todo en su justa medida), son aspectos fundamentales a tener en cuenta si queremos crecer

Estos circuitos nos ayudan a ir trabajando ordenadamente y ante la ausencia de una persona, otra puede reemplazarla ayudando a avanzar con sus tareas pendientes

Teniendo en cuenta que uno está acostumbrado al manejo habitual y que a todos nos cuesta incorporar los cambios, yo digo que utilizar completamente un sistema lleva un 1 año aprox (obviamente esto depende del  rubro, del tamaño de la empresa y del tiempo invertido por el usuario en el proyecto)

Una de las premisas y no menos importantes es que el dueño se involucre en la incorporación de la nueva tecnología, para poder obtener la experiencia necesaria para avanzar. Por otro lado, se necesita un encargado del sistema, que tome las riendas de proyecto y conozca todos sus avances.

Como bien decíamos es un cambio grande, por lo que si calculamos 1 año, no es justamente para emitir una factura, ya que por ejemplo instalar un sistema en una pc y generar una factura electrónica, es una tarea que llevara unos 30 min, desde que instalamos el software, hasta generar la primera factura. Me refiero a manejar circuitos, cerrar caja, chequear cuentas corrientes, por si por ejemplo el sistema maneja stock y el usuario tienen que hacer inventario y eso le lleva 1 mes, entonces si hablábamos de que adaptarnos y utilizar todo un sistema lleva 1 año, justamente ahora nos quedan 11 meses, porque un mes completo estoy haciendo stock. Aunque esto es solo un ejemplo, la realidad es que todos sabemos de que en una empresa a veces los tiempos de administracion, proveedores, etc, no son los que deseamos, por eso un sistema se tiene que incorporar gradualmente, permitiendo al usuario incorporar los conocimientos y el manejo, que al utilizarlos día a día, esto tomara una velocidad notable

El paralelo es importante

En principio debemos instalar el software en unas pocas PCs para ir incorporando información al mismo, me refiero a que si tenemos 10 computadoras, quizá podríamos incorporar el software en 5 para ir logrando que el usuario pierda el miedo, cargando información y configurando poco a poco el sistema, a medida que pasan los días vamos activando las otras licencias. dando tiempo a que le usuario se familiarice con la nueva herramienta.

Siempre debemos continuar con el circuito o la metodología actual, hasta utilizar poco a poco el sistema y notar que esa tarea esta totalmente solucionada con la nueva tecnología y al confiar en la misma dejo de hacer el trabajo con el antiguo sistema, este paralelo puede ser de 1 semana, 10 días o 1 mes, según cada empresa y necesidad

Poco a poco el sistema actual pasa a ser reemplazado y solo utilizado para pequeños estadísticos o detalles de reportes, hasta con el tiempo, quedar totalmente obsoleto

Se puede migrar la información?

Se migran(traspasan) los archivos maestros como ser Clientes, Proveedores, Listas de Precios, etc

Pero siempre se recomienda chequear si realmente vale la pena migrar dicha información

En el caso de los proveedores, uno podría cargar manualmente los 50 proveedores activos

En el caso de los clientes, muchas veces se aprovecha para unificar cuentas de un mismo cliente, porque el cliente está cargado como Luis Eduardo, Eduardo Diez, Natural Software y siempre estamos hablando del mismo cliente, entonces se aprovecha para limpiar la base de datos, eliminar clientes que ya no compran, etc. y sin inconvenientes podríamos ir incorporándolos a medida que nos van realizando pedidos o compras

El software es un producto o un servicio?

Con el transcurso del tiempo, hemos aprendido que si bien el software(producto) tiene que cubrir en gran parte la necesidad del cliente, la mesa de ayuda (el servicio posventa) tiene que ser excelente para poder ayudarme en el momento que mas necesito. Ya que si el software es fantástico, pero un día se traba en algo, tengo una consulta y en el proveedor nadie me atiende el teléfono , entonces ese producto no sirve, no porque sea malo, sino porque a los grandes productos, los acompañan excelentes servicios

y si tenemos un negocio, una empresa, todos deseamos que esto sea una herramienta de ayuda y no un problema

Que computadora necesito?

No necesitamos ni la peor computadora, ni la mejor del mundo para trabajar con un sistema de gestión. Siempre digo que si por ejemplo en la PC funciona rápido Excel, entonces el software de gestión va a trabajar rápido y si Excel funciona lento, entonces el sistema va a trabajar lento

-Lo importante es que si son varias computadoras, que una sea exclusivamente el servidor y solo se utilice para eso

-Que por temas de velocidad la RED no sea por WIFI, sino por cable

-Hacer backups periódicos

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