Implementar un Sistema de Gestion

Implementar un Sistema de Gestion

Implementar el software, es lograr que toda la empresa utilice dicha herramienta de forma adecuada y en el sector correspondiente, logrando así, obtener excelentes resultados. Todo el circuito operativo debe cerrar, tanto en lo teórico, como en la practica. Para ello se requieren conocimientos sobre el sistema, administrativos, contables y del comercio en cuestión.

Un programa en donde solo facturamos, significa que el mismo no fue implementado, a no ser que nuestro único objetivo sea emitir tickets y que no nos interese controlar stock, caja, iva, cobros, pagos, clientes, proveedores, costos, rentabilidad, etc!

O sea, si por ejemplo quisiéramos implementar la Caja, debemos hacer que el total de Caja “mostrado por el Software”, sea igual al total de Caja contado físicamente por el Cajero, para ello hay que registrar los retiros, extracciones, vales, pagos de café, azúcar y demás gastos que sacamos de caja chica manualmente.

Si nuestro deseo es implementar el modulo de cheques, funcionalmente debemos registrar sus Depósitos y Endosos, ya que de otro modo impactaría negativamente en el control del modulo de bancos y cuentas corrientes de proveedores. Nunca podríamos tener al día los pagos a proveedores, si no endosamos los cheques “aparecerían todos en cartera”.

Para ello se sugiere contratar especialistas que lo visiten en su oficina y/o comercio ayudando a dar los primeros pasos, configurando y parametrizando el sistema.

-Capacitando a su personal (se realizan evaluaciones para validar los conocimientos)

-Logrando que el software se encuentre totalmente operativo en su negocio

-Luego se podrán pactar visitas futuras para controlar y verificar los circuitos

Un software no funciona por si solo, sino que acompaña un proceso de implementación y ajustes lógicos que obedecen a las necesidades del cliente. Estos ajustes deberán ser acompañados con buena disposición y adaptación por parte de los usuarios

La configuración, parametrizacion e implementación de un sistema lleva un tiempo lógico, ya que los usuarios se encuentran con nuevas funciones, nuevos circuitos, nuevas tareas, etc. Todas estas cosas nuevas son un cambio y la mayoría de las personas necesitan un tiempo de adaptación a ese cambio.

Una correcta implementación requiere colaboración, predisposición y flexibilidad de ambas partes. Una excelente solución se genera con proyección, tiempo y organización.

Es recomendable disponer de una persona encargada de dicha implementación

Que es MYSQL? Base de Datos

Técnicamente es un motor de base de datos que permite administrar grandes volúmenes de información.

-Mejora notablemente la velocidad del sistema

-Posibilita el acceso online por Internet

Este robusto motor de base de datos brinda estabilidad sobre toda su información y es ideal para consultas de precios rápidas

Es perfecto para manejo de distribuidoras, mayoristas, autopartes, ferreterías, librerías, supermercados, buloneras y puntos de venta exigentes, donde se procese mucha información y la cantidad de registros (datos) sea elevada.

Porque se deben utilizar todas las funciones de los sistemas de gestión?

Enumeramos aquí los motivos por los cuales debemos utilizar todas las funciones del software administrativo para encontrar las soluciones para nuestro negocio. Tener en cuenta que todo es relativo al rubro y forma de administrar un negocio.

Clientes: Seguimiento constante de clientes, detectando si nos dejan de comprar, si le debemos mercadería o nos debe dinero, encontrar un cheque que viene rechazado. Conocer datos de contacto o buscar todos los comprobantes de este cliente, saber que nos compro la última vez que vino al negocio y a que valor accedió al producto/servicio.

Proveedor: Conocer su estado actual de cuenta, saber que productos nos esta por entregar, comparar precios con otros proveedores de un mismo producto. Nos brinda una ficha completa para poder identificarlo y contactarlo. Detallando así negociados u ofertas ya pactadas.

Presupuestos: Para poder tener un seguimiento de las cotizaciones y lograr convertirlas en ventas. Comparar el % de convertibilidad respecto a los pedidos. Manejan “Estados” para su correcto seguimiento.

Pedidos: Manejan stock de reserva y nos permite saber en que momento debemos entregar la mercadería, aparte de permitir emitir un reporte financiero, donde los pedidos en algún momento se convertirán en dinero

Remitos: Control de entrega de mercadería. Se pueden agrupar y facturar automáticamente

Facturas: Administran el stock (sino lo manejo con remitos) y suman dinero a la caja o al medio de pago utilizado. Generan el IVA y gestionan las retenciones/percepciones.

Notas de Crédito/Debito: Es importante destacar que para las devoluciones se utilizan estos comprobantes, ya que si por ejemplo utilizo un movimiento manual de caja para ingresar una devolución, no se reflejara en el stock, no impactara en el IVA y no será consistente el cierre Z o X

Los descuentos se pueden reflejar con la carga de una Nota de Crédito.

Cobranzas/Pagos: Nos avisa cuando hay clientes que nos deben más de determinada suma de dinero, nos indica como nos pagaron y en que fechas, cuales fueron los medios utilizados, etc. Por lo contrario cuando gestionamos los pagos a proveedores podremos conocer nuestro estado financiero. Se deben reflejar los pagos a cuenta (señas) para dejar constancia del valor entregado por el cliente como reserva del producto.

Cuenta Corriente: Nos permite reclamar a tiempo las cobranzas de los clientes, pagar sin recargo facturas de proveedores, conocer nuestro estado financiero en caso de querer invertir/comprar algún objeto, o bien no seguir dando crédito a ciertos clientes que no abonaron sus deudas.

Caja: Nos permite llevar un orden del dinero, no solo por las ventas producidas, sino por los gastos mínimos que utilizamos para el manejo normal del negocio y que muchas veces no se registran, como comprar un rollo de papel para la tickeadora, un cartucho de tinta o una coca cola, donde parecieran ser valores menores, pero al multiplicarlos por la cantidad de días hábiles trabajados del mes, podemos llevarnos una sorpresa.

Por lo que el modulo permite un total control de sus fondos, cheques en carteras, deudas, etc.

Códigos de barra en productos: Permiten una búsqueda rápida del producto, seleccionándolo para su venta. El sistema lee e imprime códigos de barras con impresoras de tinta, láser y térmicas.

Cheques: Permite depositarlos en el banco, son parte del estado financiero y se endosan con pagos en las cuentas corrientes de nuestros proveedores.

Existe un semáforo que nos indica si hay cheques listos para depositar en el banco.

Ticket: Enumera todos los montos abonados con tickets

Tarjetas: Se pueden liquidar las mismas y conocer los valores ingresados por este tipo de medio.

Bancos: El tener al día el banco, es parte de organizar nuestro estado financiero. Tanto para los cobros como para los pagos por depósitos y transferencias.

Precios de Venta: Podemos tener varias listas de precios, que se calculan a partir de los costos con un margen de ganancia (teniendo en cuenta el descuento del proveedor), o bien con precios fijos. Los clientes pueden tener bonificaciones asociadas.

Es factible emitir un catalogo con fotos y precios de cada producto a la venta.

Se pueden variar todos los precios de un mismo proveedor, grupo de artículos o rubros.

Costos: Permiten obtener la rentabilidad de nuestro negocio y nos ayuda a seleccionar el proveedor mas económico.

Stock: Los estadísticos muestran cuales son los productos con más o menos rotación, cuales nos generan las mayores ganancias y cuales son los que mueven más dinero. Utilizando las variables de punto de pedido, máximo y mínimo, lograremos realizar las compras a tiempo, sabiendo cuanto es lo mínimo que debemos tener, cuanto es la máxima cantidad que puedo comprar (en cuanto a capacidad física de nuestro deposito) y cual es nuestro punto medio donde generalmente va a estar el stock para no perder ventas.

Estadísticos: Utilizados para la correcta toma de decisiones, uno podría saber que tiene que ir a comprar aprox unas 80 unidades de cierto producto, pero por el sistema va a visualizar puntualmente que tiene que comprar 97 unidades y que el proveedor mas barato es uno que comprando 100 unidades nuestro proveedor nos hace 25 % de descuento y nos entrega la mercadería a 7 días y que el consumo promedio mensual de ese producto es de 10 unidades x lo que nos demoraremos en vender dichas unidades unas 10 meses. El sistema cuenta con mas de 150 informes, entre los cuales podremos visualizar datos de compras y ventas, clientes y proveedores, cuentas por pagar, etc.

Rubro y Subrubro en artículos: Este atributo permite realizar búsquedas por esos criterios y también nos generan estadísticos que ayudaran en la toma de decisiones, ya que sabremos que grupo de productos se vende con mas frecuencia y cuales no.

Fotos en productos: Al cargar imágenes en los artículos se podrán emitir catálogos y de esta manera evitar errores en los pedidos de artículos inexistentes actualmente en stock, logrando hacer reservas puntuales.

Atributos/Características en los artículos/servicios: El sistema permite cargar Color, Talle, Marca, Modelo, Forma, Textura, Categoría, etc. de cada producto, lo que permite ubicarlo rápidamente y emitir ya sea una factura o un estadístico del mismo.

Campos adicionales: Como usuarios avanzados detectamos que necesitamos algún dato adicional de Clientes, Proveedores, Artículos, Facturas, etc. En El sistema Office tendremos la solución a esa problemática, ya que podremos administrar nuevos campos de datos, permitiendo el posterior ingreso de información, búsqueda y generación de estadísticos.

Vendedor: Al asignarlo a cada comprobante, luego podremos generar comisiones o bien simplemente saber cual es mi mejor vendedor dentro de un determinado periodo.

Fecha de Vencimiento en Comprobantes: En el caso de los presupuestos, puedo utilizarla para saber cuando caduca dicha cotización. Para los pedidos, seria como la fecha de entrega. En las facturas, es la fecha en que queda vencida la cuenta corriente.

Permisos de usuario: Las restricciones de permisos tienen muchos beneficios, entre ellos hacer que el software sea mas fácil al usuario, ya que vera solo las funciones que necesita. Evita errores, por lo que al no ver la función, jamás entraremos por equivocación. Para la gerencia es de suma importancia dicha funcionalidad, para no mostrar información a usuarios de otros sectores.

Configuración de los comprobantes: Para poder imprimir los Presupuestos, Pedidos, Remitos, Facturas con el formato que requiera mi formulario preimpreso generado por la imprenta. Cambiar tipografías y tamaños de letra utilizados.

Backup: Es lo único que nos permite restaurar el sistema en el caso de tener un inconveniente con la PC o pérdida de información. Ya que el sistema lo tenemos en el CD original de EL SISTEMA GESTION, pero la información que hemos cargado durante todo este tiempo, se pierde en el caso de no haber hecho una copia de seguridad de la misma.

Sucursales: También pueden ser usadas como un depósito de mercadería.

Software – Preguntas frecuentes

El software se adquiere por licencias, por lo tanto usted deberá calcular 1 licencia por cada PC donde desee instalar el programa

La información se resguarda por backups, o copias de seguridad. Es posible configurar el sistema para que este proceso sea automático, pero siempre recomendamos extraer manualmente una copia y llevarla a su casa.

Los comprobantes pueden configurarse mediante un eje de coordinadas X Y, logrando así obtener el diseño deseado. El sistema imprime datos; sus logos, imágenes, líneas, deberán ser preimpresas en una Imprenta.

Se adaptan los comprobantes de impresión (Facturas, Remitos). Se puede adaptar la factura preimpresa al programa, para seguir utilizando los formularios actuales.

Usted podrá utilizar el sistema para una gestión interna de su negocio y si lo desea generar ticket / facturas paralelamente con una registradora o talonario manual. O bien si su rubro lo requiere adquirir un controlador fiscal que se conecte a la PC y El sistema emitirá sus facturas automáticamente por ese medio.

El sistema puede Imprimir una Factura en un talonario preimpreso por la imprenta, El sistema permite imprimir a través de un controlador fiscal u obtener el CAE y emitir Facturas Electrónicas para su posterior envío por mail.

La idea es aumentar el orden y controlar mejor todo su negocio, obteniendo tiempo que podrá invertir en otras cosas de su interés. Es por ello que se llama “Sistema de Gestion Integral”

El sistema debe permitir exportar toda su información a Excel, Word y PDF

El sistema debe permitir enviar sus informes y presupuestos por Mail

Existe la posibilidad de migrar sus datos del sistema actual o Excel. Se migran los archivos maestros, ej: Clientes, Proveedores, Artículos y Precios

Se puede modificar el IVA por producto y generar nuevas alícuotas

Se puede comprar el sistema como un producto y también adquirir servicios posventa de soporte, implementación y puesta a en marcha

Debe ser compatible con controladores fiscales homologados (Hasar, Epson, NCR)

Debe ser fácil de usar, cualquier persona con mínimos conocimientos de computación puede utilizarlo

Debe tener videos de aprendizaje del software y sus correspondientes manuales

Se pueden acumular remitos y facturarlos a fin de mes

Los códigos pueden ser alfanuméricos

Los sistemas deben ser multiusuario, multimoneda, multiempresa , multisucursal y multideposito (red local)

Es factible el acceso a través de Internet. El método se evaluara de acuerdo a su necesidad y a la tecnología con la que se cuenta. Si usted posee varios locales/depósitos, es posible centralizar la información mediante un punto a punto.

Cuanto más rápida sea la PC mas rápido va a funcionar el sistema, si la computadora es lenta, no solo funciona lento el software de gestion, sino también es lento Windows, Excel, Word y todo lo que utilicemos

Debe ser compatible con Windows 95 98 2000 XP ME Vista Win7 8

Es factible acceder remotamente con una MAC

De acuerdo a la configuración de permisos, usted podrá visualizar cosas/funciones que sus empleados no ven. Es posible visualizar únicamente los módulos que usted necesita

Debe permitir utilizar más de un punto de venta y tener varias pcs en mostrador cargando pedidos y tener una sola caja con controlador fiscal o bien múltiples controladores

A futuro, usted puede adquirir mas licencias para utilizar el soft en múltiples PCs en Red

Si usted posee muchas PCs o su comercio maneja cientos de artículos o si el punto de venta tiene mucho movimiento  corresponde la versión en MySQL.

Lic. Luis E. Diez

Acerca de jazzgestion

Av. de Mayo 650 Piso 2 - CABA
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