Porque se deben utilizar todas las funciones de los sistemas de gestión

 

 

Enumeramos aquí los motivos por los cuales debemos utilizar todas las funciones del software administrativo para encontrar las soluciones para nuestro negocio. Particularmente se hace referencia al sistema de Gestión Jazz Office, ejemplificando movimientos de compra y venta.

Tener en cuenta que todo es relativo al rubro y forma de administrar un negocio.

 

Clientes: Seguimiento constante de clientes, detectando si nos dejan de comprar, si le debemos mercadería o nos debe dinero, encontrar un cheque que viene rechazado. Conocer datos de contacto o buscar todos los comprobantes de este cliente, saber que nos compro la última vez que vino al negocio y a que valor accedió al producto/servicio.

 

Proveedor: Conocer su estado actual de cuenta, saber que productos nos esta por entregar, comparar precios con otros proveedores de un mismo producto. Nos brinda una ficha completa para poder identificarlo y contactarlo. Detallando así negociados o ofertas que hemos concretado con el mismo.

 

Presupuestos: Para poder tener un seguimiento de las cotizaciones y lograr convertirlas en ventas. Comparar el % de convertibilidad respecto a los pedidos.

 

Pedidos: Manejan stock de reserva y nos permite saber en que momento debemos entregar la mercadería, aparte de permitir emitir un reporte financiero, donde los pedidos en algún momento se convertirán en dinero

 

Remitos: Control de entrega de mercadería. A fin de mes se pueden agrupar y convertir todos en facturas

 

Facturas: Administran el stock (o con remitos) y sumar dinero a la caja o al medio de pago utilizado. Generan el IVA y gestionan las retenciones/percepciones.

 

Notas de Crédito/Debito: Es importante destacar que para las devoluciones se utilizan estos comprobantes, ya que si por ejemplo utilizo un movimiento manual de caja para ingresar una devolución, no se reflejara en el stock, no impactara en el IVA y no será consistente el cierre Z o X

 

Cobranzas/Pagos: Nos avisa cuando hay clientes que nos deben más de determinadas sumas de dinero, nos indica como nos pagaron y en que fechas, cuales fueron los medios utilizados, etc. Por lo contrario cuando gestionamos los pagos a proveedores podremos conocer nuestro estado financiero. Se deben reflejar los pagos a cuenta (señas) para dejar constancia del valor entregado por el cliente como reserva del producto.

 

Cuenta Corriente: Nos permite reclamar a tiempo las cobranzas de los clientes, pagar sin recargo facturas de proveedores, conocer nuestro estado financiero en caso de querer invertir/comprar algún objeto, o bien no seguir dando crédito a ciertos clientes que no abonaron sus deudas.

 

Caja: Nos permite llevar un orden del dinero, no solo por las ventas producidas, sino por los gastos mínimos que utilizamos para el manejo normal del negocio y que muchas veces no se registran, como comprar un rollo de papel para la tickeadora, un cartucho de tinta o una coca cola, donde parecieran ser valores menores, pero al multiplicarlos por la cantidad de días hábiles trabajados del mes, podemos llevarnos una sorpresa.

 

Cheques: Permite depositarlos en el banco, son parte del estado financiero y se endosan con pagos en las cuentas corrientes de nuestros proveedores.

Existe un semáforo que nos indica si hay cheques listos para depositar en el banco.

 

Ticket: Enumera todos los montos abonados con tickets

 

Tarjetas: Se pueden liquidar las mismas y conocer los valores ingresados por este tipo de medio.

 

Bancos: El tener al día el banco, es parte de organizar nuestro estado financiero. Tanto para los cobros como para los pagos por depósitos y transferencias.

 

Precios de Venta: Podemos tener varias listas de precios, que se calculan a partir de los costos con un margen de ganancia (teniendo en cuenta el descuento del proveedor), o bien con precios fijos. Los clientes pueden tener bonificaciones asociadas.

Es factible emitir un catalogo con fotos y precios de cada producto a la venta.

Se pueden variar todos los precios de un mismo grupo de artículos o rubros.

 

Costos: Permiten obtener la rentabilidad de nuestro negocio y nos ayuda a seleccionar el proveedor mas económico.

 

Stock: Los estadísticos muestran cuales son los productos con más o menos rotación, cuales nos generan las mayores ganancias y cuales son los que mueven más dinero. Combinando dicho ítem con las variables punto de pedido, máximo y mínimo, lograremos realizar las compras a tiempo, sabiendo cuanto es lo mínimo que debemos tener, cuanto es la máxima cantidad que puedo comprar (en cuanto a capacidad física de nuestro deposito) y cual es nuestro punto medio donde generalmente va a estar el stock para no perder ventas.

 

Estadísticos: Utilizados para la correcta toma de decisiones, uno podría saber que tiene que ir a comprar unas 80 unidades de cierto producto, pero por el sistema va a visualizar que realmente tiene que comprar 97 unidades y que el proveedor mas barato es uno que comprando 100 unidades nuestro proveedor nos hace 25 % de descuento y nos entrega la mercadería a 7 días y que el consumo promedio mensual de ese producto es de 10 unidades x lo que nos demoraremos en vender dichas unidades unas 10 meses. El sistema cuenta con mas de 150 informes, entre los cuales podremos visualizar datos de compras y ventas, clientes y proveedores, cuentas por pagar y cobrar, etc.

 

Códigos de barra en productos: Permiten una búsqueda rápida del producto, seleccionándolo para su venta. Jazz lee e imprime códigos de barras con impresoras de tinta, láser y térmicas.

 

Rubro y Subrubro en artículos: Este atributo permite realizar búsquedas por esos criterios y también nos generan estadísticos que ayudaran en la toma de decisiones, ya que sabremos que grupo de productos se vende con mas frecuencia y cuales no.

 

Fotos en productos: Al cargar imágenes en los artículos se podrán emitir catálogos y de esta manera evitar errores en los pedidos de artículos inexistentes actualmente en stock, logrando hacer reservas puntuales.

 

Atributos/Características en los artículos/servicios: Jazz permite cargar Color, Talle, Marca, Modelo, Forma, Textura, Categoría, etc. de cada producto, lo que permite ubicarlo rápidamente y emitir ya sea una factura o un estadístico del mismo.

 

Campos adicionales: Como los sistemas de gestión Standard se hacen genéricos, como usuarios avanzados detectaremos que necesitamos algún dato adicional de Clientes, Proveedores, Artículos, Facturas, etc. En Jazz Office tendremos la solución a esa problemática, ya que podremos administrar nuevos campos de datos.

 

Vendedor: Al asignarlo a cada comprobante, luego podremos generar comisiones o bien simplemente saber cual es mi mejor vendedor dentro de un determinado periodo.

 

Fecha de Vencimiento en Comprobantes: En el caso de los presupuestos, puedo utilizarla para saber cuando caduca dicha cotización. Para los pedidos, seria como la fecha de entrega. En las facturas, es la fecha en que queda vencida la cuenta corriente, por lo que dicho cliente debería abonarla.

 

Permisos de usuario: Las restricciones de permisos tienen muchos beneficios, entre ellos hacer que el software sea mas fácil al usuario, ya que vera solo las funciones que necesita. Evita errores, por lo que al no ver la función, jamás entraremos por equivocación. Para la gerencia es de suma importancia dicha funcionalidad, para no mostrar información a usuarios de otros sectores.

 

Configuración de los comprobantes: Para poder imprimir los Presupuestos, Pedidos, Remitos, Facturas con el formato que requiera mi formulario preimpreso generado por la imprenta. Cambiar tipografías y tamaños de letra utilizados.

 

Backup: Es lo único que nos permite restaurar el sistema en el caso de tener un inconveniente con la PC o pérdida de información. Ya que el sistema lo tenemos en el CD original de JAZZ GESTION, pero la información que hemos cargado durante todo este tiempo, se pierde en el caso de no haber hecho una copia de seguridad de la misma.

 

Sucursales: También pueden ser usadas como un depósito de mercadería.

Acerca de jazzgestion

Av. de Mayo 650 Piso 2 - CABA
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