Beneficios de un sistema de facturación

Beneficios de un sistema de facturación

Todos nosotros tenemos nuestra propia forma de administrar, ya que poseemos distintas visiones y objetivos. Pero aunque las empresas sean diferentes, todos estamos de acuerdo en que una correcta administración brinda grandes beneficios y nos acompaña en un firme crecimiento.

La ayuda de un Sistema de Gestión:

-Elimina errores manuales

-Proporciona un control sobre cada una de nuestras operaciones

-Consulta de factura y presupuestos en menos de 5 segundos

-Visualiza la Caja con detalle de efectivo, cheques, ticket y tarjetas

-Calcula automáticamente las comisiones

-Genera los libros de IVA en 1 minuto

-Busca muy rápidamente los precios de nuestros artículos

-Reporta la mercadería a reponer

-Permite incorporar automáticamente las listas de precios de nuestros proveedores

-Controla los límites de crédito

-Genera listas de precios en Excel para enviar por mail a nuestros clientes

-Administra con facilidad cuentas por cobrar y pagar

-Reduce el tiempo de la administración manual, para poder ocuparnos de otras tareas

-Brinda estadísticos que le mostraran desde el ultimo producto que vendió un cliente (precio y descuento), hasta informes con la rotación y ganancia de nuestra mercadería

En Natural Software creemos que la incorporación de tecnología, es totalmente indispensable, para poder competir en el mercado.

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La decisión de organizarme

La decisión de organizarme

Cada vez que escucho a un cliente encuentro las mismas frases:

  1. Nuestro negocio es super complicado
  2. Es imposible manejar stock
  3. Me roban mercadería
  4. Se vende pero cuesta cobrar
  5. No se que precios poner
  6. No se vende nada
  7. Tengo que estar todo el día detrás del mostrador

Tengo algunas repuestas, que aunque no resuelven el 100% de los problemas, muchas veces nos acercan una  posible solución

  1. Siempre vemos nuestro negocio como único, complicado y pensamos que sin nosotros se cae el mundo

Una posible solución es enumerar nuestras tareas, organizar las mas importantes, ir avanzando poco a poco con una correcta gestion, ya sea utilizando una agenda, Excel o un sistema de gestion

No se vuelva loco con muchas tareas en su cabeza… organícelas y comience a realizarlas!

Coloque pequeñas metas u objetivos que sean posibles de alcanzar

  1. Nada es imposible si realmente lo deseamos, obviamente manejar stock es un tema muy complejo. Incorporemos algunos conceptos que nos van a ayudar:
    1. Utilicemos códigos de barra (si algunos productos no lo traen, podemos imprimir etiquetas ya sea con códigos de barra o simplemente con códigos de 5 dígitos aprox)
    2. Controlemos el stock de los artículos mas relevantes, dejando para la ultimo los mas pequeños o de poco valor
    3. Aunque no logremos controlar el stock de todo un inventario completo, el comenzar por una parte, un sector, una góndola…ya es un avance!
  2. Coloque un software de gestion y cámaras de seguridad
  3. Cuesta Cobrar?
    1. Haga ofertas por pago en efectivo o descuentos por pronto pago
    2. Reclame las deudas enviando los saldos con algún software de mailing (correo masivo)
    3. Utilice Limites de Credito
  4. Compare precios y ofertas, chequee con sus proveedores descuentos por pago en efectivo y evite generar cuentas corrientes. Existe software para comparar listas de precios
  5. No se vende o usted hace siempre lo mismo?
    1. Oferte productos por mailing
    2. Genere su catalogo de productos con fotos en Internet
  6. Delegue poco a poco. Comience delegando algunas tareas básicas

Nada es imposible cuando realmente lo deseamos

Automatice y ahorre tiempo (algunas ideas)

    1. Utilice tecnologia
    2. Si compra una PC mas rápida mas rápido buscara precios
    3. Si compra una Impresora moderna, podrá imprimir listados mas rápidamente
    4. Si compra un sistema de gestion, podrá ahorrar tiempos y mejorar notablemente sus controles
    5. No busque desentenderse, ni delegar todo, busque ahorrar unos pocos minutos con algunas tareas repetitivas y notara horas libres al finalizar el día

Alguna vez se pregunto cuanto vale su tiempo, o mejor dicho, cuanto pagaría usted por tener una hora libre diaria?

Lic. Luis Diez

Jazz  –  Sistema de Gestión

www.NaturalSoftware.com.ar

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¿Qué es factura electrónica?

¿Qué es factura electrónica?

Es un documento comercial en formato electrónico que reemplaza al documento físico tradicional (Papel).

¿Cómo adquiere validez la factura electrónica?
El C.A.E. es el código de autorización electrónico, que otorga la AFIP a cada documento para darle validez.
Un documento con C.A.E. indica que fue autorizado por la AFIP.
A través del Sistema Jazz, usted no tiene que preocuparse por realizar la gestión de C.A.E. ya que se realiza de forma automática.

¿Se podrá utilizar la factura tradicional (en papel) alternativamente a la
factura electrónica?

La resolución R.G. 2485/08, en su artículo 4 establece los comprobantes excluidos del régimen de factura electrónica. 

¿Cuáles son las características de los comprobantes electrónicos?

  • Poseen efectos fiscales frente a terceros si el documento electrónico contiene el Código de Autorización Electrónico “CAE”, asignado por la AFIP.
  • Son identificados con un punto de venta específico, distinto a los utilizados para la emisión de comprobantes manuales o a través de controlador fiscal.
  • Deben tener correlatividad numérica.

En caso de encontrarme obligado a emitir mis comprobantes electrónicamente
¿Qué obligaciones adicionales debo cumplir?

Los sujetos que hubieran efectuado la comunicación con la fecha a partir de la cual comenzarán a emitir los comprobantes electrónicos originales, se encuentran obligados a cumplir, para todas las actividades, con lo dispuesto en:

  • El Título I de la Resolución General Nº 1361, sus modificatorias y complementarias, referido a la emisión y almacenamiento de duplicados electrónicos de comprobantes.
  • El Título II de la citada resolución general, respecto del almacenamiento electrónico de registraciones.

Fuente: Art.9 RG 2485/08

 

¿En qué plazo debe ser puesta a disposición la factura electrónica?
Dentro de los 10 días corridos contados desde la asignación del “C.A.E.”.
Fuente: Art.30 RG 2485/08

La RG 2485/2008 establece la obligación, a partir del 1° de Noviembre de 2007, de la emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales de facturación.

Cabe destacar que la factura electrónica, a efectos impositivos, tiene el mismo valor que las emitidas hasta el momento de manera impresa. A su vez, es completamente válida debido a que es exigida por la AFIP a determinados contribuyentes establecidos en la RG. La RG 2485/2008 sustituye a la RG 2177/06.

El régimen de Factura Electrónica que pone en vigencia la AFIP en forma obligatoria, consiste en la emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales de tipo factura, nota de crédito y nota de débito. Para la emisión de los mismos se debe solicitar por Internet la autorización pertinente (CAE).

Esta modalidad sustituye la emisión en papel y obliga a la emisión electrónica de dichos documentos, además de cumplir los requerimientos de la RG 1361 (duplicados electrónicos y registración electrónica)

Nuestro software de gestión JAZZ GESTION ya se encuentra preparado para responder ampliamente a las exigencias de esta normativa.

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRONICA

  • Acelera los procesos de cobros y pagos.
  • Elimina los tradicionales costos de impresión, ensobrado, franqueo y almacenamiento de documentos comerciales.
  • Reduce los errores de emisión y procesamiento.
  • Minimiza los riegos por fraude y multas por pérdidas.
  • Permite emitir comprobantes electrónicos para determinados clientes o para una línea de productos, y comprobantes manuales para el resto de las operaciones

Nuevos sujetos obligados a la Factura Electrónica
-Construcción: 1 de abril de 2014
-Alq. Servicios inmobiliarios: 1 de mayo de 2014
-Alquileres de bienes muebles: 1 de junio de 2014
-Investigación experimental: 1 de julio de 2014
-Serv. técnicos y profesionales: 1 de agosto de 2014

Puedo facturar electronicamente con un sistema de gestion?

EXISTEN 2 OPCIONES

  1. a) DESDE LA PAGINA DE AFIP PUEDO FACTURAR ELECTRONICAMENTE

VENTAJA: es gratuito

DESVENTAJA: doble trabajo con mayor posibilidad de errores (si es que quiero hacer algun tipo de control), porque registro el comprobante en el sistema de gestion y en la pagina de afip.

  1. B) CON UN SISTEMA DE GESTION

El software debera conectarse por Internet al Servidor de AFIP y autoriza la factura online mediante CAE (Código de Autorización Electrónico)
Automáticamente se genera un JPG / PDF con la Imagen Digital de la Factura, para que la envies por Mail a tus clientes. Ahorra tiempo y papeles!
Facturación Electrónica vía RECE (OFFLINE) y ONLINE
Tambien es importante verificar si el sistema genera el Calculo automático de retenciones de ingresos brutos para PCia, ciudad de Bs As y ganancias a proveedores.

Ejemplo con un sistema de Gestion

Lic. Luis Diez – Sistema de Gestion Jazz – www.NaturalSoftware.com.ar

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Si yo tuviera que comprar un software, ¿cual compraría?

Si yo tuviera que comprar un software, ¿cual compraría?

Realmente es una decisión súper difícil, de hecho varios clientes nos han mencionado que antes de llegar a nosotros han cambiado 3 o 4 veces de sistema.

El software debe adaptarse a nosotros y nosotros al software.

No son fáciles los cambios, sin mencionar que en determinadas ocasiones realizamos una tarea hace años y nunca cuestionamos si la estamos haciendo mal.

La realidad es que no estamos haciendo las cosas mal, pero muchas veces podemos mejorar nuestros circuitos y tareas, ya que siempre podemos automatizar o simplemente mejorar la calidad de nuestro trabajo.

Luego de analizar la gestión de cientos empresas, me doy cuenta de que hay un alto porcentaje de negocios que:

  • NO manejan stock
  • El dueño maneja los cheques sin ningún tipo de control
  • NO cierran caja
  • NO tienen un orden para reclamar las deudas y solo cobran cuando el cliente viene a pagar luego de varios meses
  • NO chequean los costos
  • NO realizan un comparativo de proveedores
  • Jamás emiten algún tipo de estadístico de ventas

No es que estas empresas no tengan ningún tipo de control, pero muchas veces los controles son tan manuales, que el tiempo que insumen y la probabilidad de error es tan elevada, que se alejan de los valores reales.

He visto en mas de una oportunidad que un administrativo llama a sus clientes para que le indique que cosas le debe!

El hacer controles cotidianos evita problemas futuros, deja las cuentas claras y nos ayuda a evitar sorpresas. Podemos tomas previsión del negocio, acopiar stock y tener un buen manejo de cuenta corriente.

En la decisión de comprar un sistema aparecen varios escenarios posibles:

A-No tengo sistema

Habitualmente realizamos todas las tareas a mano, de memoria o anotamos en un cuaderno.

B-Tengo planillas Excel

No esta mal, de hecho me parece uno de los mejores productos de Microsoft, pero si quiero llevar la gestión completa tendría por cada venta que ingresar datos en un mínimo de 5 hojas del Excel, Stock, Precios, Ventas, IVA, etc. Excel no es un sistema de gestión es una excelente planilla de cálculos. Me sirve por ejemplo para tener una lista de precios.

Un software de gestión integrado automáticamente al vender me descuenta stock y me ingresa el efectivo en la caja, también adiciona a la cartera de cheques, gestiona las tarjetas y me genera el libro de IVA, etc. Ordenando las cuentas corrientes de los clientes y proveedores.

C-Tengo un software que me provee mi proveedor con su lista de precios

Esto simplemente se puede utilizar para consultar precios, pero no es ningún tipo de gestion ni control para mi empresa. Hay proveedores que simplemente nos envían un Excel con sus precios, pero como tenemos varios proveedores, las búsquedas son complejas, ya que tengo que ir cambiando de Excel o Software por cada proveedor diferente.

D-Tengo un software en DOS

Aun quedan algunos sistemas en DOS que son muy simples y rápidos. Pero se me hacen incompatibles con las nuevas impresoras, códigos de barras y las PCs. No permiten compatibilidad con Excel ni tampoco permiten visualizar imágenes de nuestros productos. Con el tiempo se tornan incompatibles en todo, porque carecen de funcionalidad y se convierten en obsoletos, por ejemplo si necesito Factura Electrónica o simplemente algún técnico que me de soporte no voy a poder encontrar solución.

E-Tengo un software a medida

Por lo general son proyectos muy largos, donde no se tiene demasiada experiencia. Un programador no necesariamente tiene conocimientos sobre gestión administrativa y contable. Entonces aparecen errores que si tengo mucha paciencia se van a ir solucionando a largo plazo, siempre y cuando el programador encuentre redituable el negocio, sino voy a encontrarme un proyecto sin terminar en el cual invertí mucho tiempo y dinero.

F-Tengo un software sin soporte técnico

Si tenemos una empresa, realmente no nos sirve un software sin otra empresa sobre la cual  podamos solicitar soporte y mesa de ayuda.

Con el sistema deberíamos manejar toda nuestra empresa: proveedores, facturación, cuentas corrientes, saldos, stock, caja, cheques, bancos, tarjetas, etc. Digamos que el sistema funcione perfectamente y que el día que necesitemos ayuda la recibamos sin demoras es mas que fundamental.

A lo largo de todos estos años hemos notado que es mas importante el servicio que el software en si. Por supuesto que es importante comprar un sistema que al menos cubra mi necesidad en un 80%. Pero es relevante que el servicio posventa de la empresa proveedora del software sea excelente.

Yo siempre le indico a nuestros clientes que tienen que comprar un software que les guste, pero que también tengan en cuenta si la persona que lo comercializa les busca una solución a su necesidad planteada.

Estos últimos años estamos vendiendo mas por recomendaciones, que por publicidad, y esto corresponde a que ya tenemos una larga trayectoria en el desarrollo de soluciones informáticas.

Si alguien les dice que un software es mágico y que al día siguiente de comprarlo van a tener sus empresas organizadas, les mintieron. Comprar un software lleva un buen tiempo de adaptación (de acuerdo a sus conocimientos de computación, administrativos, contables y del propio negocio en cuestión). Porque el software puede manejar stock, pero si no tenemos el inventario al día, difícilmente podamos conocer la mercadería que tenemos en el depósito.

Por lo general se ven los frutos a lo largo de los meses y poco a poco vamos implementando mas funcionalidad hasta dejar organizada la empresa.

Siempre es importante que el software vaya creciendo junto a nosotros ya que a medida que crecemos tenemos nuevas necesidades.

Los sistemas deben tener actualizaciones ya sea porque por ejemplo ahora tienen que tener compatibilidad con Windows 7 y 8, sumar nueva funcionalidad, ser mas simples, tener nuevos estadísticos, ser compatibles con las novedades de la AFIP, ser mas amigables con el usuario y mejorar la velocidad de proceso.

Un día un cliente me dijo “es como un casamiento” en ese momento no entendí la relación, ahora luego de varios años, comprendo que SI, comprar un software es una relación a largo plazo con la empresa proveedora, la cual deberá ayudarme a organizarme y a avanzar con la gestión de mi empresa, ofreciéndome un buen soporte técnico y una excelente mesa de ayuda..

Lic. Luis Diez

www.NaturalSoftware.com.ar

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Implementar un Sistema de Gestion

Implementar un Sistema de Gestion

Implementar el software, es lograr que toda la empresa utilice dicha herramienta de forma adecuada y en el sector correspondiente, logrando así, obtener excelentes resultados. Todo el circuito operativo debe cerrar, tanto en lo teórico, como en la practica. Para ello se requieren conocimientos sobre el sistema, administrativos, contables y del comercio en cuestión.

Un programa en donde solo facturamos, significa que el mismo no fue implementado, a no ser que nuestro único objetivo sea emitir tickets y que no nos interese controlar stock, caja, iva, cobros, pagos, clientes, proveedores, costos, rentabilidad, etc!

O sea, si por ejemplo quisiéramos implementar la Caja, debemos hacer que el total de Caja “mostrado por el Software”, sea igual al total de Caja contado físicamente por el Cajero, para ello hay que registrar los retiros, extracciones, vales, pagos de café, azúcar y demás gastos que sacamos de caja chica manualmente.

Si nuestro deseo es implementar el modulo de cheques, funcionalmente debemos registrar sus Depósitos y Endosos, ya que de otro modo impactaría negativamente en el control del modulo de bancos y cuentas corrientes de proveedores. Nunca podríamos tener al día los pagos a proveedores, si no endosamos los cheques “aparecerían todos en cartera”.

Para ello se sugiere contratar especialistas que lo visiten en su oficina y/o comercio ayudando a dar los primeros pasos, configurando y parametrizando el sistema.

-Capacitando a su personal (se realizan evaluaciones para validar los conocimientos)

-Logrando que el software se encuentre totalmente operativo en su negocio

-Luego se podrán pactar visitas futuras para controlar y verificar los circuitos

Un software no funciona por si solo, sino que acompaña un proceso de implementación y ajustes lógicos que obedecen a las necesidades del cliente. Estos ajustes deberán ser acompañados con buena disposición y adaptación por parte de los usuarios

La configuración, parametrizacion e implementación de un sistema lleva un tiempo lógico, ya que los usuarios se encuentran con nuevas funciones, nuevos circuitos, nuevas tareas, etc. Todas estas cosas nuevas son un cambio y la mayoría de las personas necesitan un tiempo de adaptación a ese cambio.

Una correcta implementación requiere colaboración, predisposición y flexibilidad de ambas partes. Una excelente solución se genera con proyección, tiempo y organización.

Es recomendable disponer de una persona encargada de dicha implementación

Que es MYSQL? Base de Datos

Técnicamente es un motor de base de datos que permite administrar grandes volúmenes de información.

-Mejora notablemente la velocidad del sistema

-Posibilita el acceso online por Internet

Este robusto motor de base de datos brinda estabilidad sobre toda su información y es ideal para consultas de precios rápidas

Es perfecto para manejo de distribuidoras, mayoristas, autopartes, ferreterías, librerías, supermercados, buloneras y puntos de venta exigentes, donde se procese mucha información y la cantidad de registros (datos) sea elevada.

Porque se deben utilizar todas las funciones de los sistemas de gestión?

Enumeramos aquí los motivos por los cuales debemos utilizar todas las funciones del software administrativo para encontrar las soluciones para nuestro negocio. Tener en cuenta que todo es relativo al rubro y forma de administrar un negocio.

Clientes: Seguimiento constante de clientes, detectando si nos dejan de comprar, si le debemos mercadería o nos debe dinero, encontrar un cheque que viene rechazado. Conocer datos de contacto o buscar todos los comprobantes de este cliente, saber que nos compro la última vez que vino al negocio y a que valor accedió al producto/servicio.

Proveedor: Conocer su estado actual de cuenta, saber que productos nos esta por entregar, comparar precios con otros proveedores de un mismo producto. Nos brinda una ficha completa para poder identificarlo y contactarlo. Detallando así negociados u ofertas ya pactadas.

Presupuestos: Para poder tener un seguimiento de las cotizaciones y lograr convertirlas en ventas. Comparar el % de convertibilidad respecto a los pedidos. Manejan “Estados” para su correcto seguimiento.

Pedidos: Manejan stock de reserva y nos permite saber en que momento debemos entregar la mercadería, aparte de permitir emitir un reporte financiero, donde los pedidos en algún momento se convertirán en dinero

Remitos: Control de entrega de mercadería. Se pueden agrupar y facturar automáticamente

Facturas: Administran el stock (sino lo manejo con remitos) y suman dinero a la caja o al medio de pago utilizado. Generan el IVA y gestionan las retenciones/percepciones.

Notas de Crédito/Debito: Es importante destacar que para las devoluciones se utilizan estos comprobantes, ya que si por ejemplo utilizo un movimiento manual de caja para ingresar una devolución, no se reflejara en el stock, no impactara en el IVA y no será consistente el cierre Z o X

Los descuentos se pueden reflejar con la carga de una Nota de Crédito.

Cobranzas/Pagos: Nos avisa cuando hay clientes que nos deben más de determinada suma de dinero, nos indica como nos pagaron y en que fechas, cuales fueron los medios utilizados, etc. Por lo contrario cuando gestionamos los pagos a proveedores podremos conocer nuestro estado financiero. Se deben reflejar los pagos a cuenta (señas) para dejar constancia del valor entregado por el cliente como reserva del producto.

Cuenta Corriente: Nos permite reclamar a tiempo las cobranzas de los clientes, pagar sin recargo facturas de proveedores, conocer nuestro estado financiero en caso de querer invertir/comprar algún objeto, o bien no seguir dando crédito a ciertos clientes que no abonaron sus deudas.

Caja: Nos permite llevar un orden del dinero, no solo por las ventas producidas, sino por los gastos mínimos que utilizamos para el manejo normal del negocio y que muchas veces no se registran, como comprar un rollo de papel para la tickeadora, un cartucho de tinta o una coca cola, donde parecieran ser valores menores, pero al multiplicarlos por la cantidad de días hábiles trabajados del mes, podemos llevarnos una sorpresa.

Por lo que el modulo permite un total control de sus fondos, cheques en carteras, deudas, etc.

Códigos de barra en productos: Permiten una búsqueda rápida del producto, seleccionándolo para su venta. El sistema lee e imprime códigos de barras con impresoras de tinta, láser y térmicas.

Cheques: Permite depositarlos en el banco, son parte del estado financiero y se endosan con pagos en las cuentas corrientes de nuestros proveedores.

Existe un semáforo que nos indica si hay cheques listos para depositar en el banco.

Ticket: Enumera todos los montos abonados con tickets

Tarjetas: Se pueden liquidar las mismas y conocer los valores ingresados por este tipo de medio.

Bancos: El tener al día el banco, es parte de organizar nuestro estado financiero. Tanto para los cobros como para los pagos por depósitos y transferencias.

Precios de Venta: Podemos tener varias listas de precios, que se calculan a partir de los costos con un margen de ganancia (teniendo en cuenta el descuento del proveedor), o bien con precios fijos. Los clientes pueden tener bonificaciones asociadas.

Es factible emitir un catalogo con fotos y precios de cada producto a la venta.

Se pueden variar todos los precios de un mismo proveedor, grupo de artículos o rubros.

Costos: Permiten obtener la rentabilidad de nuestro negocio y nos ayuda a seleccionar el proveedor mas económico.

Stock: Los estadísticos muestran cuales son los productos con más o menos rotación, cuales nos generan las mayores ganancias y cuales son los que mueven más dinero. Utilizando las variables de punto de pedido, máximo y mínimo, lograremos realizar las compras a tiempo, sabiendo cuanto es lo mínimo que debemos tener, cuanto es la máxima cantidad que puedo comprar (en cuanto a capacidad física de nuestro deposito) y cual es nuestro punto medio donde generalmente va a estar el stock para no perder ventas.

Estadísticos: Utilizados para la correcta toma de decisiones, uno podría saber que tiene que ir a comprar aprox unas 80 unidades de cierto producto, pero por el sistema va a visualizar puntualmente que tiene que comprar 97 unidades y que el proveedor mas barato es uno que comprando 100 unidades nuestro proveedor nos hace 25 % de descuento y nos entrega la mercadería a 7 días y que el consumo promedio mensual de ese producto es de 10 unidades x lo que nos demoraremos en vender dichas unidades unas 10 meses. El sistema cuenta con mas de 150 informes, entre los cuales podremos visualizar datos de compras y ventas, clientes y proveedores, cuentas por pagar, etc.

Rubro y Subrubro en artículos: Este atributo permite realizar búsquedas por esos criterios y también nos generan estadísticos que ayudaran en la toma de decisiones, ya que sabremos que grupo de productos se vende con mas frecuencia y cuales no.

Fotos en productos: Al cargar imágenes en los artículos se podrán emitir catálogos y de esta manera evitar errores en los pedidos de artículos inexistentes actualmente en stock, logrando hacer reservas puntuales.

Atributos/Características en los artículos/servicios: El sistema permite cargar Color, Talle, Marca, Modelo, Forma, Textura, Categoría, etc. de cada producto, lo que permite ubicarlo rápidamente y emitir ya sea una factura o un estadístico del mismo.

Campos adicionales: Como usuarios avanzados detectamos que necesitamos algún dato adicional de Clientes, Proveedores, Artículos, Facturas, etc. En El sistema Office tendremos la solución a esa problemática, ya que podremos administrar nuevos campos de datos, permitiendo el posterior ingreso de información, búsqueda y generación de estadísticos.

Vendedor: Al asignarlo a cada comprobante, luego podremos generar comisiones o bien simplemente saber cual es mi mejor vendedor dentro de un determinado periodo.

Fecha de Vencimiento en Comprobantes: En el caso de los presupuestos, puedo utilizarla para saber cuando caduca dicha cotización. Para los pedidos, seria como la fecha de entrega. En las facturas, es la fecha en que queda vencida la cuenta corriente.

Permisos de usuario: Las restricciones de permisos tienen muchos beneficios, entre ellos hacer que el software sea mas fácil al usuario, ya que vera solo las funciones que necesita. Evita errores, por lo que al no ver la función, jamás entraremos por equivocación. Para la gerencia es de suma importancia dicha funcionalidad, para no mostrar información a usuarios de otros sectores.

Configuración de los comprobantes: Para poder imprimir los Presupuestos, Pedidos, Remitos, Facturas con el formato que requiera mi formulario preimpreso generado por la imprenta. Cambiar tipografías y tamaños de letra utilizados.

Backup: Es lo único que nos permite restaurar el sistema en el caso de tener un inconveniente con la PC o pérdida de información. Ya que el sistema lo tenemos en el CD original de EL SISTEMA GESTION, pero la información que hemos cargado durante todo este tiempo, se pierde en el caso de no haber hecho una copia de seguridad de la misma.

Sucursales: También pueden ser usadas como un depósito de mercadería.

Software – Preguntas frecuentes

El software se adquiere por licencias, por lo tanto usted deberá calcular 1 licencia por cada PC donde desee instalar el programa

La información se resguarda por backups, o copias de seguridad. Es posible configurar el sistema para que este proceso sea automático, pero siempre recomendamos extraer manualmente una copia y llevarla a su casa.

Los comprobantes pueden configurarse mediante un eje de coordinadas X Y, logrando así obtener el diseño deseado. El sistema imprime datos; sus logos, imágenes, líneas, deberán ser preimpresas en una Imprenta.

Se adaptan los comprobantes de impresión (Facturas, Remitos). Se puede adaptar la factura preimpresa al programa, para seguir utilizando los formularios actuales.

Usted podrá utilizar el sistema para una gestión interna de su negocio y si lo desea generar ticket / facturas paralelamente con una registradora o talonario manual. O bien si su rubro lo requiere adquirir un controlador fiscal que se conecte a la PC y El sistema emitirá sus facturas automáticamente por ese medio.

El sistema puede Imprimir una Factura en un talonario preimpreso por la imprenta, El sistema permite imprimir a través de un controlador fiscal u obtener el CAE y emitir Facturas Electrónicas para su posterior envío por mail.

La idea es aumentar el orden y controlar mejor todo su negocio, obteniendo tiempo que podrá invertir en otras cosas de su interés. Es por ello que se llama “Sistema de Gestion Integral”

El sistema debe permitir exportar toda su información a Excel, Word y PDF

El sistema debe permitir enviar sus informes y presupuestos por Mail

Existe la posibilidad de migrar sus datos del sistema actual o Excel. Se migran los archivos maestros, ej: Clientes, Proveedores, Artículos y Precios

Se puede modificar el IVA por producto y generar nuevas alícuotas

Se puede comprar el sistema como un producto y también adquirir servicios posventa de soporte, implementación y puesta a en marcha

Debe ser compatible con controladores fiscales homologados (Hasar, Epson, NCR)

Debe ser fácil de usar, cualquier persona con mínimos conocimientos de computación puede utilizarlo

Debe tener videos de aprendizaje del software y sus correspondientes manuales

Se pueden acumular remitos y facturarlos a fin de mes

Los códigos pueden ser alfanuméricos

Los sistemas deben ser multiusuario, multimoneda, multiempresa , multisucursal y multideposito (red local)

Es factible el acceso a través de Internet. El método se evaluara de acuerdo a su necesidad y a la tecnología con la que se cuenta. Si usted posee varios locales/depósitos, es posible centralizar la información mediante un punto a punto.

Cuanto más rápida sea la PC mas rápido va a funcionar el sistema, si la computadora es lenta, no solo funciona lento el software de gestion, sino también es lento Windows, Excel, Word y todo lo que utilicemos

Debe ser compatible con Windows 95 98 2000 XP ME Vista Win7 8

Es factible acceder remotamente con una MAC

De acuerdo a la configuración de permisos, usted podrá visualizar cosas/funciones que sus empleados no ven. Es posible visualizar únicamente los módulos que usted necesita

Debe permitir utilizar más de un punto de venta y tener varias pcs en mostrador cargando pedidos y tener una sola caja con controlador fiscal o bien múltiples controladores

A futuro, usted puede adquirir mas licencias para utilizar el soft en múltiples PCs en Red

Si usted posee muchas PCs o su comercio maneja cientos de artículos o si el punto de venta tiene mucho movimiento  corresponde la versión en MySQL.

Lic. Luis E. Diez

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Novedades impositivas Agosto 2014

  • AGIP – Rentas Ciudad Autónoma de Bs. As. – Plan de Fac. Pago

Mediante la Resolución AGIP 463/14 se reglamenta el plan de facilidades de pago transitorio, de hasta 120 cuotas,  para obligaciones adeudadas de cualquier naturaleza, que se encuentren en instancia administrativa o judicial y refinanciación de planes vigentes o caducos al 31/12/2013.  El acogimiento podrá realizarse entre el  01/07/2014 y el 31/08/2014.

  • ARBA – Rentas Pcia de Bs. As. – Plan de Facilidades de Pago

A través de las siguientes Resoluciones Normativas se establecen los siguientes planes de facilidades de pago, cuya posibilidad de acogimiento operará entre el 15/07 y el 30/09/2014:

  • Resolución Normativa (ARBA) 43/2014: régimen de regularización comprensivo del Impuesto sobre los Ingresos Brutos y Sellos para deudas en estado de verificación o fiscalización, o en proceso de determinación o discusión administrativa (incluyendo las deudas firmes por las cuáles no se hubiera iniciado la acción judicial), cualquiera sea su fecha de devengamiento.
  • Resolución Normativa (ARBA) 44/2014: régimen de regularización para los agentes de recaudación del Impuesto sobre los Ingresos Brutos y Sellos que hubieran omitido actuar en tal carácter, por retenciones que se hubieran omitido practicar, devengadas hasta el 31/12/2013.
  • Resolución Normativa (ARBA) 45/2014: plan de facilidades para deudas de Ingresos Brutos, Sellos, Inmobiliario y Automotores que NO se encuentren en instancia de ejecución judicial.
  • Resolución Normativa (ARBA) 46/2014: plan de facilidades para deudas de Ingresos Brutos, Sellos, Inmobiliario y Automotores que se encuentren en instancia de ejecución judicial.
  • MONOTRIBUTO – Nuevos Importes

La R.G. 3653 establece,  a partir del 01/09/2014, un incremento en el componente de Seguridad Social del Monotributo, siendo los nuevos importes mensuales los siguientes:

  • Aporte obligatorio al Sistema Nacional del Seguro de Salud: $ 233 (anteriormente eran $ 146).
  • Aporte al Régimen Nacional de Obras Sociales – adicional voluntario por cada integrante del grupo familiar primario: $ 233 (anteriormente eran $ 146).

Los otros dos componentes del sistema: impuesto y aporte jubilatorio se mantienen sin cambios.

Así, por ejemplo, la categoría B, de hasta $ 48.000 anuales de facturación, subirá la cuota a un total de $ 429 por mes. De ese total, $ 39 son por impuesto, $ 157 aporte jubilatorio y $ 233 para la obra social.

  • SERVICIO DOMÉSTICO – Nuevos Importes

La R.G. 3653 establece,  a partir del 01/09/2014,  un incremento en los aportes y contribuciones para el personal de casas particulares, conforme al siguiente detalle:

Trabajador activo mayor de 18 años:

  • Menos de 12 horas semanales: $ 31 (antes $ 20)
  • De 12 a menos de 16 horas semanales: $ 59 (antes $ 39)
  • Mas de 16 horas semanales $ 268 (antes 135)
  • AFIP – Sistema de Control Fiscal de Estacionamiento

La R.G. 3654 crea el Sistema de Control Fiscal de Estacionamiento (SICFE), una herramienta que permitirá a la AFIP controlar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las playas de estacionamiento, cocheras o garajes, brindando información respecto del ingreso y/o egreso de vehículos.

Tal sistema será de cumplimiento obligatorio por parte de las playas de estacionamiento, cocheras y/o garajes a partir 01/01/2015, debiendo la AFIP establecer:

  • Las normas reglamentarias pertinentes.
  • Demás aspectos complementarios y necesarios para la operatividad del sistema (alcances funcionales y tecnológicos, los plazos y vigencias, sujetos obligados e información a suministrar).

Asimismo se formulan las siguientes definiciones inherentes a SICFE:

  • “Contrato de cochera, garaje o estacionamiento”: es aquel contrato por el cual una de las partes entrega en guarda o depósito un automotor y/o un rodado en un predio apto para esos fines denominado cochera, garaje o estacionamiento, por un lapso de tiempo medido en minutos, horas o días y pagase por ello un precio en dinero.
  • “Automovilista”: Contratante que entregue en guarda o estacione un rodado de cualquier tipo dentro de un estacionamiento, cochera o garaje, abonando por ello un precio en dinero.
  • “Garajista”: Titular de explotación, cualquiera sea la forma (propietario, locatario del inmueble o cualquier otra forma), que provea el espacio físico para la guarda o estacionamiento de los rodados y perciba un precio por ese servicio.
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Nuevo permiso “Solicitar Numero de Comprobante al Grabar Comprobante”

Se incorporo el permiso “Solicitar Numero de Comprobante al Grabar Comprobante”

Al grabar los comprobantes pide confirmar el NUMERO, por ejemplo hago la factura 34 y al finalizar la grabación activa el botón cambiar numero y pide que se ponga el correcto.

 

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